Nhãn

PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ THỜI KỲ 4.0 CHO DOANH NGHIỆP

 


Lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự có thể xem là nhiệm vụ quan trọng của bộ phận nhân sự.  Và việc chúng ta cần quan tâm là làm sao để quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả, khoa học và logic. Đây là những ưu tiên hàng đầu để công tác quản trị nhân sự của doanh nghiệp được hiệu quả.

1. Vì sao doanh nghiệp nên quản lý hồ sơ nhân sự

Đây là 1 trong những điều bắt buộc theo quy định của pháp luật Việt Nam. Doanh nghiệp cần phải tuân thủ  những quy định về việc quản lý lưu trữ hồ sơ nhân sự này. Nên người làm công tác nhân sự cần có trách nhiệm ghi nhận và quản lý hồ sơ nhân sự.

Việc quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả sẽ giúp quản trị nguồn lực tại doanh nghiệp được tốt hơn.

Là cơ sở để giải quyết những tranh chấp nếu có giữa người lao động và người sử dụng lao động.

2. Quy định về việc quản lý hồ sơ như thế nào?

Hồ sơ nhân sự được hiểu là những lưu trữ về cá nhân về người lao động tại doanh nghiệp như: hợp đồng lao động, sơ yếu lý lịch, tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng kỷ luật…đây là những thông tin quản lý của một nhân sự tại doanh nghiệp.

Tuy nhiên việc lưu trữ quản lý hồ sơ nhân sự cần phải thực hiện thêm theo những nguyên tắc sau:

Nguyên tắc khi lưu trữ hồ sơ nhân sự:

Hồ sơ nhân sự mà doanh nghiệp lưu trữ nhằm mục đích cho những đợt thanh tra, kiểm tra các hoạt động của doanh nghiệp. Do đó nó sẽ được gắn liền với việc tính lương, để trình lên cơ quan thuế cũng nhưng những cơ uan có thẩm quyền để kiểm tra.

Hồ sơ nhân sự ở mỗi đơn vị doanh nghiệp khác nhau, còn tùy vào quy mô cùng như với những tính chất doanh nghiệp mà hồ sơ được chia thành nhiều với những loại hồ sơ khác. Chẳng hạn như: loại trả lương, loại quy chế khen thưởng, hợp đồng lao động…Do đó, mỗi doanh nghiệp sẽ có những sự khác nhau trong việc lưu trữ về hồ sơ nhân sự.

Hồ sơ của 1 nhân sự sẽ được lưu trữ và theo dõi trong suốt một quá trình mà từ những ngày đầu vào công ty đến khi kết thúc làm việc tại doanh nghiệp. Hồ sơ nhân sự này sẽ được gắn liền với những quy trình hoạt động của doanh nghiệp.

Những thông tin cần có việc lưu trữ, quản lý hồ sơ nhân sự 

- Sơ yếu lý lịch, và các thông tin cá nhân của nhân viên.

- Những thông tin có liên quan đến những các quá trình làm việc tại công ty của nhân viên như: ngày chính thức vào làm nhận việc, ngày được thăng chức, chức vụ và  với công việc hiện tại.

 - Hợp đồng lao động và với những chế độ mà nhân viên hưởng đối với từng vị trí  tại doanh nghiệp như :nhân viên nhân sự, nhân viên chính thức, nhân viên thử việc, leader, trưởng phòng...

 - Quản lý và theo dõi những thông tin có liên quan đến quá trình nghỉ phép, chế độ ốm đau bệnh tật của nhân viên….

 - Những thông tin, quy định về những kỷ luật, khen thưởng, tuyên dương…

- Thông tin có liên quan đến thời hạn lao động, chấm dứt hợp đồng lao động giữa những chủ lao động và với những người lao động.

3. Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự thời kỳ 4.0


Trong thời đại công nghệ số diễn ra mạnh mẽ hiện nay ngoài việc thực hiện theo các hình thức thủ công như đã hướng dẫn trên. Bạn cũng có thể sử dụng phần mềm để đồng bộ hóa cho doanh nghiệp mình từ : quản lý chấm công, tính lương, quản lý hợp đồng lao động, nghỉ phép, khen thưởng, tuyên dương, quản lý công việc, đào tạo, phát triển …vv.

Trên thị trường có khá nhiều phần mềm, tùy vào nhu cầu và quy mô đơn vị mà doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình 1 phần mềm hữu ích. Có một gợi ý mà chúng tôi mang đến cho bạn đó là các giải pháp cho doanh nghiệp đến từ Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển Đổi Số CoDX. Với những tính năng nổi bật như:

  • Số hóa thông tin & tối ưu thủ tục nhân sự một cách toàn diện cho doanh nghiệp.
  • Quản lý vòng đời nhân viên hiệu quả, từ khi bắt đầu ứng tuyển đến khi nghỉ việc.
  • Tự động trích xuất báo cáo về số lượng hồ sơ nhân viên
  • Theo dõi cụ thể tình hình biến động nhân sự tại doanh nghiệp
  • Hệ thống còn hỗ trợ các loại báo cáo nhân sự, hồ sơ đánh giá năng lực nhân viên…vv cũng như các kế hoạch xây dựng và đào đội ngũ nhân lực toàn diện…vv

Đây là những tính năng rất quan trọng với mọi nhà quản trị nguồn nhân lực. Đây cũng chính là thông tin hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra chiến lược quy hoạch, phát triển đội ngũ, để có thể tối ưu chiến lược nhân sự theo cách toàn vẹn nhất.

Kết luận:

Quản lý hồ sơ nhân viên là yếu tố cốt lõi của quản trị nguồn lực. Dù áp dụng hình thức nào, người làm công tác quản lý, lưu trữ cũng cần nắm những thông tin lưu ý để mang lại quả cao.

Bài viết tham khảo:


Nhãn:

Nhận xét

Đăng nhận xét

Bài đăng phổ biến