Nhãn

Chi tiết quy trình số hóa tài liệu chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

 Khái niệm về số hóa là gì?

Số hóa (Digitization) là quá trình chuyển đổi thông tin trên giấy và các quy trình thủ công thành định dạng kỹ thuật số trong đó thông tin được tổ chức thành các bit và byte. Giống như quét một bức ảnh hoặc chuyển đổi một báo cáo giấy thành PDF. Dữ liệu không bị thay đổi - nó chỉ đơn giản được mã hóa theo định dạng kỹ thuật số.


Số hóa dữ liệu là thuật ngữ mô tả quy trình thực hiện chuyển hóa các dữ liệu dạng văn bản giấy, dữ liệu vật lý sang các dạng dữ liệu điện tử. Các dữ liệu số này có thể đọc hiểu và được lưu trữ trên các nền tảng hệ số. Nơi lưu trữ dữ liệu số có thể là máy tính, đám mây, …


Số hóa tài liệu văn bản là quá trình chuyển đổi các tài liệu, văn bản của doanh nghiệp (các giấy tờ, hình ảnh, văn bản viết tay….) sang dạng dữ liệu kỹ thuật số mà máy tính có thể nhận biết.


Chi tiết quy trình số hóa chuyên nghiệp


Các bước để chuyển đổi số hóa văn bản bao gồm các bước cơ bản như sau:

Bước 1: Chuẩn bị các tài liệu cần số hóa

Ở bước này doanh nghiệp cần tiến hành rà soát lại các tài liệu mà đơn vị mình cần số hóa từ khâu: nhận, phân loại tài liệu đến việc tách riêng các tài liệu hư hỏng hoặc rách để tiến hành lên các phương án số hóa phù hợp.

Bước 2:  Thực hiện việc Scan/Quét tài liệu

Cài đặt hệ thống scan và thiết lập hệ thống ảnh, định dạng, đặt tên tài liệu, tạo dữ liệu metadata ban đầu.

Lựa chọn thiết bị, máy quét tài liệu phù hợp với hiện trạng thực tế của từng loại tài liệu. Đối với những những tài liệu lưu trữ thông thường nên áp dụng kỹ thuật scan từng tờ  hoặc đối với những tài liệu dòng quyền thì nên áp dụng kỹ thuật bookscan chẳng hạn.

Bước 3: Kiểm tra lại nội dung các file sau khi quét

Việc kiểm tra lại thông tin tài liệu sau khi quét là điều thiết thực. Nhằm đảm bảo chất lượng và tránh sai sót thông tin. Đối với những phát sinh sau khi quét mà không đáp ứng nhu cầu như: bị mờ, mất góc, hay lỗi… cần tiến hành quét lại.

Bước 4: Tiến hành nhập liệu dữ liệu 

Có 02 phương án gợi ý để doanh nghiệp có thể áp dụng cho quá trình nhập liệu như sau: Nhập liệu tự động và nhập liệu thủ công vào hệ thống quản lý tài liệu.

Bước 5: Thực hiện kiểm tra lại thông tin sau khi nhập liệu

Tương tự như ở bước 3 Chúng ta cần kiểm tra lại dữ liệu 2 lần:

  • Kiểm tra 100% file đầu ra ở lần đầu

  • Kiểm tra 30% file đầu ra sau khi kiểm tra 100% file đầu ra ở lần đầu

Bước 6: Hoàn thiện cơ sở dữ liệu

Bước cuối cùng chính là lựa chọn phần mềm lưu trữ tài liệu an toàn, lưu trữ thông tin vào hệ thống máy chủ, thiết bị lưu trữ,..hoặc tích hợp với các cơ sở dữ liệu hoặc các hệ thống, ứng dụng nghiệp vụ khác nếu có nhu cầu.

Xem thêm bài cùng chủ đề:
Nhãn:

Nhận xét

Đăng nhận xét

Bài đăng phổ biến